(1)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
【◆参考答案◆】:(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.
(2)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。
【◆参考答案◆】:(1)不应该直接把信堆到桌上,并一边打电话一边签字,而应该当面点清邮件总数,并填写"邮件收领单",特别要写清楚机要邮件、经办人等项目;如有污损还应该当面指出,以分清责任;(2)不应随意打开所有的信,而应按照一定的标准进行分类,允许拆封的信件应按正确的方式拆封,并规整好信件和信封;私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门;(3)对于误拆的信件,不应看信的内容,应马上重新封口,信封上要写上"误拆",并签上姓名,当面交给对方并道歉;(4)交给上司的信件不能混合,要按重要程度从上至下堆叠;(5)寄至国外的信件,信封的打印应该按国外习惯,寄信人姓名和地址印在信封左上角,收信人姓名地址印在中部靠左下部位。
(3)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会,参加的有本单位,外单位的人员。总经理让办公室负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整,而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前,办公室人员去黎明大厦布置会场,结果发现会议厅靠近热闹的马路,噪音很大。9日上午,大家正在紧张地做着最后的准备工作,刘小姐一看表,呀,已经9点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场,刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗,有人在大声嚷嚷:“怎么这个地方连停车场也没有……”问题:(1)假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况,应该如何处理?(2)假如放映机在十点十分还未送到,你还应该做些什么?(3)从这件事中你得到了什么教训?
【◆参考答案◆】:(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;(2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);(6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排;(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题;(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;(9)重要设备应考虑备用(或两套方案).
(4)【◆题库问题◆】:[填空题] 与会人员一般包括()等。
【◆参考答案◆】:4个
(5)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?
【◆参考答案◆】:(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
(6)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 按内容,简报可以分为哪些?
【◆参考答案◆】:思想动态简报、工作简报、会议简报
(7)【◆题库问题◆】:[填空题] 以下关于名片的使用方式,()是错误的。
【◆参考答案◆】:名片只能当面递送,寄去是不礼貌的
(8)【◆题库问题◆】:[判断题] 即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
A.正确
B.错误
A.正确
B.错误
【◆参考答案◆】:正确
(9)【◆题库问题◆】:[单选] 以下关于说话的要领中,哪一项不适宜?()。
A.语句要简短
B.由过程先说
C.利用重复的效果
D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言
A.语句要简短
B.由过程先说
C.利用重复的效果
D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言
【◆参考答案◆】:B
(10)【◆题库问题◆】:[单选] 值班人员不应该做以下哪类事情?()。
A.签发文件
B.分发会议通知
C.询问情况
D.传达指示
A.签发文件
B.分发会议通知
C.询问情况
D.传达指示
【◆参考答案◆】:A