当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应()当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应()

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当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应()

(1)【◆题库问题◆】:[填空题] 当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应()

【◆参考答案◆】:查证消息的可靠性

(2)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 秘书A曾经于数周前多次向其上司转达P先生打来的电话,但每次得到的回答都是:“这事我不好出面,请转给营业部主管。”于是当本周P先生再次打来电话时,秘书A直接把电话转给了营业部主管。但事后,秘书却被上司叫去,询问有关P先生的事情,当时上司怒气冲冲的问到:“P先生没有给我打过电话过来吗?”请问你该怎么处理这个问题?

【◆参考答案◆】:分析及要点:首先虽然对上司的出尔反尔感到非常气愤,但出于对自身秘书工作性质的把握,也应该向上司抱歉,首先把责任承担下来;待上司平静以后再向上司解释:"如果每次都向您请示就好了,请原谅",上司自然会从你的话语中明白你的意思,这种回答即避免上司的尴尬,也提醒了上司,要分清责任,你尽到了秘书职责,不卑不亢!这种回答方式也会另上司愉快的!

(3)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 公文格式分为哪三个部分?

【◆参考答案◆】:眉首、文件主体、版记

(4)【◆题库问题◆】:[填空题] 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项,从会议规模和涉密角度看,这个会议应分别属于()。

【◆参考答案◆】:机密、小型

(5)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?

【◆参考答案◆】:(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。

(6)【◆题库问题◆】:[单选] 以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的?()。
A.与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人
B.首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求
C.如果预订需要有保证,应事先申明,如果想取消预订,也要在结帐之前打电话
D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

【◆参考答案◆】:D

(7)【◆题库问题◆】:[判断题] 文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

(8)【◆题库问题◆】:[判断题] 拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

(9)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

【◆参考答案◆】:(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.

(10)【◆题库问题◆】:[判断题] 如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进人后,再轻轻关上门.
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

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