文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。

习题答案
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文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。

(1)【◆题库问题◆】:[判断题] 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

(2)【◆题库问题◆】:[判断题] 文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行。
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

(3)【◆题库问题◆】:[判断题] 如果两位来访者均未预约,应该按照先来后到的原则引见给上司。
A.正确
B.错误

【◆参考答案◆】:正确

(4)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?

【◆参考答案◆】:(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目(5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。

(5)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 紧急公文如以电报形式发出,应当分别标明哪些?

【◆参考答案◆】:特提、特急、加急、平急

(6)【◆题库问题◆】:[单选] 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应()。
A.不作声,等无人时查字典
B.作判断,用同偏旁的字音读
C.不用读,只称呼姓即可
D.请教对方"可否请问一下,这个字怎么念?"

【◆参考答案◆】:D

(7)【◆题库问题◆】:[单选] 反映色谱柱柱型特性的参数是()
A.分配系数
B.分配比
C.相比
D.保留值

【◆参考答案◆】:C

(8)【◆题库问题◆】:[填空题] 社交场合很讲究次序礼仪,一般()

【◆参考答案◆】:以右为尊

(9)【◆题库问题◆】:[问答题,案例分析题] 卫先生是公司的一位重要客户,他在来访之前已经和上司有过约会,但是上司因为紧急情况突然出去了,遇到这种情况,秘书应该怎么处理?

【◆参考答案◆】:分析及要点:①热情友好的招待。②解释上司不在的原因,并诚恳致歉。③如果上司不能马上回来,请他稍等片刻,在等候过程中,招待饮料并送上报纸或期刊杂志。④如果上司暂时不能回来,与他再预约一个会面时间。⑤上司回来后,立即报告;如果有必要,让上司与他直接联系。

(10)【◆题库问题◆】:[问答题,简答题] 某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?

【◆参考答案◆】:(1)要替搭车回去的人安排车子(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。制作会议记录并分发;如有必要,应寄答谢卡给出席者,应立即制作、发送。将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者;会议有关文件的整理和保管。

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